不論是會(huì)議前的準(zhǔn)備工作、會(huì)議中的進(jìn)行工作， 或會(huì)議后的后續(xù)工作，都與會(huì)議的成效如何，有著密切的關(guān)系。

　　許多主管人員對(duì)于會(huì)議所采取的態(tài)度有二種，一種是理論上應(yīng)該怎么作就怎么作；另一種則是別人如何開(kāi)會(huì)，他們也就依樣畫(huà)葫蘆。但是，這般的「有樣學(xué)樣」，卻也讓他們忽略了會(huì)議前、會(huì)議中、與會(huì)議后的一些重要細(xì)節(jié)，結(jié)果會(huì)議往往只成為一種必要的形式，表面的動(dòng)作，白白浪費(fèi)時(shí)間罷了。

　　會(huì)議前的準(zhǔn)備工作

　　1.首先，這會(huì)議是否非開(kāi)不可，不能以備忘錄或電話聯(lián)絡(luò)來(lái)取代？事前準(zhǔn)備時(shí)間夠嗎？關(guān)鍵人物能否與會(huì)？如果您的答案是否定，那么也許您不該在此時(shí)開(kāi)這個(gè)會(huì)。

　　2.會(huì)議要件之一是議程的安排，如果安排得宜，整個(gè)會(huì)議不費(fèi)吹灰之力便能達(dá)到生動(dòng)有趣，又富教育性、啟發(fā)性的目的。您可以將每一次的會(huì)議流程作一紀(jì)錄，建立成檔，以便日后改進(jìn)之用。再者，不同的會(huì)議主題，也可采用不同的議程；與您的直屬員工、同級(jí)主管，或總公司的高階主管開(kāi)會(huì)時(shí)，議程也可靈活變化。

　　3.一個(gè)有效的議程應(yīng)包括：時(shí)間、地點(diǎn)、討論主題及其詳細(xì)內(nèi)容或大綱、每一事項(xiàng)的預(yù)計(jì)討論時(shí)間。為了節(jié)省時(shí)間、增加效率，您不妨制定一份一定格式的議程表，供每次會(huì)議議程填寫(xiě)之用；同時(shí)還要在會(huì)前給每位與會(huì)者議程表的拷貝乙份。

　　4.特別注意一些不在討論議題內(nèi)的問(wèn)題，例如：?jiǎn)T工不滿情緒的反應(yīng)。如果您不能妥善控制討論事項(xiàng)于議程所列者，您會(huì)發(fā)覺(jué)必須討論的主題非但沒(méi)解決，不在議程內(nèi)的反成重心。

　　會(huì)議中的進(jìn)行工作

　　1.準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，逾時(shí)不候；同時(shí)，也別為那些姍姍來(lái)遲者重新覆述一次。如果您能確實(shí)養(yǎng)成這個(gè)習(xí)慣，以后與會(huì)者自然不會(huì)常有遲到的現(xiàn)象。

　　2.會(huì)議一開(kāi)始，先將議程快速朗讀一遍后，開(kāi)始逐項(xiàng)討論；您還必須妥善控制時(shí)間，以確實(shí)在預(yù)計(jì)的時(shí)間內(nèi)完成事項(xiàng)討論。這是一種對(duì)擬定議程者尊重的表現(xiàn)。

　　3.會(huì)議結(jié)束前，每一個(gè)講座事項(xiàng)都必須有一具體結(jié)果，同時(shí)，您也必須對(duì)每一位與會(huì)者所提供的意見(jiàn)表示感激之意。此外，您還必須指定與會(huì)的每一位人員不同的職責(zé)，例如：負(fù)責(zé)執(zhí)行某項(xiàng)會(huì)議決案，或進(jìn)行某一提議的研究工作等。

　　會(huì)議后的后續(xù)工作

　　1.每次會(huì)議結(jié)束后，必須進(jìn)行會(huì)議效果的評(píng)估。請(qǐng)與會(huì)者針對(duì)該次會(huì)議的成效發(fā)表其看法及意見(jiàn)，以作為日后會(huì)議改進(jìn)的參考。

　　2.會(huì)議結(jié)束后，您必須對(duì)每一位與會(huì)者所負(fù)責(zé)進(jìn)行的工作，加以追蹤，以確實(shí)掌握工作進(jìn)度。

　　會(huì)議的目的，本就希望在最短的時(shí)間內(nèi)，集多人的智力在一起做腦力激蕩，以為解決某一問(wèn)題、困難，或制訂出某一行動(dòng)依據(jù)；因此，不論是會(huì)議前的準(zhǔn)備工作、會(huì)議中的進(jìn)行工作，或是會(huì)議后的后續(xù)工作，對(duì)于該次會(huì)議及下次會(huì)議而言，都有著極為密切的關(guān)系。而且，一個(gè)會(huì)議的成效如何，與這三項(xiàng)工作能否面面俱到，也是息息相關(guān)的。

　　是故，建議您不妨以這三項(xiàng)工作，作為您每次會(huì)議的大藍(lán)圖，讓您的會(huì)議，一次比一次更臻完善，成效亦更卓著。