年會(huì)是企業(yè)激勵(lì)員工、展示業(yè)績、聯(lián)系客戶的重要手段。通過豐富多彩的活動(dòng)、豐厚的獎(jiǎng)品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗(yàn)。
年會(huì)的組織大致分為七個(gè)環(huán)節(jié)：
（1）確定活動(dòng)立項(xiàng)
（2）制定預(yù)算
（3）選定會(huì)務(wù)代理
（4）確定方案
（5）確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)
（6）結(jié)算
（7）總結(jié)
年會(huì)的組織有五個(gè)要素：
（1）預(yù)算
（2）人數(shù)
（3）參會(huì)人員組成
（4）會(huì)議主要議題
（5）會(huì)議時(shí)間
這五個(gè)要素牽涉到在整個(gè)年會(huì)組織過程中選址、酒店、餐標(biāo)、禮品、活動(dòng)安排等一系列決策。
在制定預(yù)算環(huán)節(jié)，主要考慮交通、住宿、膳食、會(huì)議綜費(fèi)、禮品，有的年會(huì)還要加上會(huì)后的旅游預(yù)算。
51團(tuán)建選定會(huì)務(wù)代理是組織年會(huì)便捷可靠的方法：
第一，可以節(jié)省預(yù)算，花同樣的錢可以辦更多的事。一般而言,酒店的價(jià)格從高到低會(huì)分為:門市價(jià)、前臺(tái)折扣價(jià)、商務(wù)公司價(jià)格、會(huì)議團(tuán)價(jià)、旅游團(tuán)價(jià)五個(gè)檔次。直接向酒店訂場地和客房反而比通過會(huì)務(wù)公司報(bào)價(jià)高
第二，可以節(jié)省時(shí)間、簡化操作流程。專業(yè)的會(huì)展代理對酒店場地及提供的服務(wù)都比較熟悉，它們可以按照要求很快找到合適的地點(diǎn)和報(bào)出初步的預(yù)算。
第三，更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系，以保障會(huì)議的順利進(jìn)行。年會(huì)的組織實(shí)施是個(gè)繁瑣的服務(wù)過程，它是一個(gè)需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會(huì)務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗(yàn)以及和會(huì)務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的規(guī)定，在下午14:00以后客人方可入住，特別是在旅游旺季。如果您的會(huì)務(wù)活動(dòng)人數(shù)眾多(比如用房數(shù)在100間以上),而酒店在前一天是滿房的情況下,就會(huì)造成大批客人到店后無法入住的情況,這時(shí)候就需要會(huì)務(wù)代理公司動(dòng)用人脈和酒店各部門(前臺(tái)、禮賓部、客房部等)進(jìn)行協(xié)調(diào),以解決入住問題。另外，在會(huì)場搭建時(shí)的提前進(jìn)場時(shí)間也需要和酒店工程部、宴會(huì)廳及保安部進(jìn)行協(xié)調(diào),如果沒有會(huì)務(wù)公司的協(xié)作,組織者會(huì)增加很大的難度。
在確定方案環(huán)節(jié),首先要將此次活動(dòng)的核心議題合理地安排到會(huì)議議程當(dāng)中。主會(huì)場、舞臺(tái)及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機(jī)、會(huì)后旅游這七項(xiàng)是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。
51團(tuán)建接下來是重要的確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)了。首先，要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動(dòng)順利進(jìn)行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個(gè)方面：
a邀請的貴賓及確認(rèn)其成行；
b舞臺(tái)設(shè)計(jì)、場地搭建、燈光音響布置的完成；
c文書工作、會(huì)議資料的準(zhǔn)備；
d房間分配表；
e用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺(tái)卡）；
f交通安排；
g各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；
h支付各項(xiàng)定金的時(shí)間表；
j表演者的邀請及確認(rèn)；
k禮品、胸花、指示牌、胸卡；
l會(huì)務(wù)照片及錄像資料的制作和贈(zèng)送。
在檢查準(zhǔn)備工作的時(shí)候，關(guān)鍵點(diǎn)是：圍繞年會(huì)的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動(dòng)是否夠豐富、夠突出。
在結(jié)算環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是在活動(dòng)進(jìn)行過程當(dāng)中，要事先指定專人在酒店的每個(gè)消費(fèi)場所簽單確認(rèn)。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時(shí)間及里程、洗衣及長途電話費(fèi)、上網(wǎng)費(fèi)、酒水、大堂吧消費(fèi)、迷你吧消費(fèi)、會(huì)議茶歇的人數(shù)等等。一般而言，酒店的各項(xiàng)預(yù)定都有保證人數(shù)的要求，在預(yù)計(jì)人數(shù)的5-10％以內(nèi)，酒店是可以靈活處理的。
51團(tuán)建總結(jié)報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)該包括此次活動(dòng)是否達(dá)到了預(yù)期目的，預(yù)算執(zhí)行情況、對會(huì)務(wù)代理的服務(wù)評價(jià)、不足和建議。