感謝，有幸回答：“如何開好公司員工月例會？”

兵法有云：上下同欲者勝。公司要生存和發(fā)展，就需要全體員工圍繞著共同的目標(biāo)。那么就需要，上下思想一致，行動一致。那么，“開會”便是最通行的做法之一。

以個人經(jīng)驗，我們一周的工作里有至少三分之一的時間在開會，平均一天正式的會議時間至少3-4個小時，非正式的會議大概要1個小時。

有句通俗的名詞叫“文山會海”，是很多大公司“病”的集中表現(xiàn)。

但絕大部分人的感受是，開會真的特別累，這不僅是身體的累，還有“心累”。

這一切的根源，就是如何開好會以及如何高效的開會？

那么今天，我們就講講如何開好員工月例會。

會議的作用會議就是效益。

為什么管理人員，尤其是老板那么喜歡召集會議呢？

在我個人的印象里，我們公司的董事長從早餐8:30開始到晚上12:00，除了吃飯、上廁所和接電話的時間外，都是在開會。“會議狂魔”有木有？

那么以我來看，他的會議里需要實現(xiàn)如下幾點：

1、集思廣益，頭腦風(fēng)暴

任何人都不能完全的解決所有問題，那么需要大家能夠?qū)︻A(yù)期的目標(biāo)，要進行路徑方法的討論，以期待獲得更佳的行動方法。

同時，兼顧到各方面的利益，有助于目的的達成。

兼聽則明，偏信則暗。

2、問題討論，產(chǎn)生決策

企業(yè)也好，團隊也好，都不是完美的。

都可能產(chǎn)生經(jīng)營、組織或者目標(biāo)達成等各式各樣的問題。而出現(xiàn)問題，必須得到相應(yīng)的解決辦法。

那么，會議中將問題表面化，有助于問題在私下里發(fā)酵，防止不必要的“謠言”。

3、聽取匯報，布置任務(wù)

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。

聽取匯報分為兩種情況，一是針對上期部署的具體動作，聽取相關(guān)執(zhí)行結(jié)果；二是針對于未來可期的的目標(biāo)，聽取相關(guān)計劃。

那么這是管理者，有效把控方向，修正過程的辦法之一。

4、融合意見，達成共識

組織是要有共識的。不能出現(xiàn)各自為政，“各立山頭”的情況。

組織是要有協(xié)調(diào)的。沒有一個工作是自己一個人或者一個部門可以完成，這里均可能涉及人力、財務(wù)、行政等部門通力配合。

5、政策宣導(dǎo)，形成效力

我們在工作中，經(jīng)常會聽到這樣的聲音。“我沒看到”，“我沒聽到”，“我不知道，沒人和我說”。

這樣就形成了“推諉”的風(fēng)氣，沒有責(zé)任意識。

會議上正式傳達的政策，是公開大家都認可的宣導(dǎo)方式之一，那么經(jīng)過會議討論而形成的，就是已經(jīng)形成了效力，容不得推脫。

6、激勵批評，提升士氣

有則改之無則加勉。公開的表揚或批評，都是有效的管理手段。

也就是善用這些方式，對員工都是一種激勵和鞭策。對每個人的工作都有價值。

并有助于倡導(dǎo)一種公開、透明、公正的企業(yè)文化。

會議的成本一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。

而會議的成本=時間成本+金錢成本+效益成本+機會成本

時間成本：與參會人數(shù)和會議持續(xù)的時長以及與會者所花費的其它時間呈倍數(shù)關(guān)系；

金錢成本：哪怕是一場小會也有燈光、用電、辦公用品、場地成本；

效益成本：大家在開會，客戶怎么辦？

機會成本：會議所浪費的時間，可能正有突發(fā)事件發(fā)生。

日本公司高效會議解決之道：

日本太陽工業(yè)公司每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本＝每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×?xí)h時間（小時）。公式中平均工資所以乘3，是因為勞動產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因為參加會議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態(tài)度就會慎重，會議效果也十分明顯。

會議低效的罪魁禍?zhǔn)住叭魏螘h都是要么富有成效，要么純粹浪費時間，二者必居其一?！?/p>

組織會議需要考慮7個維度：主題、議程、參會人、主持人、記錄、時間、地點。

如果是出現(xiàn)低效會議，無外乎這幾點出了問題。

1、會議未有效準(zhǔn)備

（1）沒有提前準(zhǔn)備好會場、開會設(shè)施的調(diào)試（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。

我們經(jīng)常會看到，開會的時候搞投影儀，測試電腦的。這種情況真的特別惱火的一件事。

（2）與會者沒有按照要求提前準(zhǔn)備好會議所需的匯報材料。如果是月度例會，那么會議上應(yīng)該有PPT的。不在于多精美，但時候可以讓大家都能看到的。

（3）會議相關(guān)流程未提前推導(dǎo)，導(dǎo)致會議秩序混亂。哪怕是月度例會，也應(yīng)該將匯報順序做好提前告知，不然都不想做第一個匯報，讓后匯報的時候看來看去。

2、會議中沒有控制

（1）會議中沒有按照預(yù)案進行，嚴(yán)重拖沓，各種補充，各種雜音；

（2）沒有控制好時間，導(dǎo)致的匯報超時；

（3）領(lǐng)導(dǎo)一言堂，大家都不說話。領(lǐng)導(dǎo)又想讓大家說話，就導(dǎo)致的各種“黑云”氣氛；

（4）出現(xiàn)激烈爭吵。

（5）頭腦風(fēng)暴，跑到“外國”去了，越來越發(fā)散，越來越跑偏；

（6）從來沒有一個結(jié)果?；蛘呓Y(jié)果是，明天繼續(xù)開會。

3、沒有追蹤

如果說議而不決是“耍流氓”，那么會后不跟蹤，就是“一場空”。

討論的結(jié)果定了就定了，從來沒人去檢查會議的決議行使的過程和結(jié)果在哪。

好像會議就是為了開會，其他都沒用。

高效地開好月度會議管理者需要不斷地分析、綜合，不斷地行動、反思。

而月度會議，應(yīng)該的主要目的就是分析、綜合、反思和行動為主要依據(jù)。

那么我認為開好月度會議需要做到如下幾點：

1、標(biāo)準(zhǔn)化的議題

明確了月度會議的目的，就把會議的相關(guān)內(nèi)容做好標(biāo)準(zhǔn)。

那么一般公司就直接將匯報PPT的模板進行標(biāo)準(zhǔn)化。

PPT的模板可以包括：

（1）量化總結(jié)。自己的人就不要玩虛的了，完成了多少，把數(shù)字擺好。1就是1,2就是2；

(2)目標(biāo)達成或偏離總結(jié)。為什么實現(xiàn)了目標(biāo)，有什么值得分享的經(jīng)驗；為什么沒有達成，偏離的原因是什么？分好1,2,3,4點，不要有的沒的亂說一通。

（3） 下一步行動計劃。計劃遵循SMART原則，什么時間，做什么，要實現(xiàn)的結(jié)果數(shù)字是什么，如果實現(xiàn)不了怎么辦。

（4）風(fēng)險控制及資源、困難、統(tǒng)籌。

2、明確會議流程

（1）設(shè)定好各自匯報的順序，每個人的匯報時間；

（2）控制領(lǐng)導(dǎo)的講話時間，總結(jié)自己的幾點需要明確的事項；

（3）領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)的養(yǎng)成。領(lǐng)導(dǎo)要進行好會議關(guān)鍵點，并將快速的反應(yīng)其邏輯，在會議上采用什么樣的方式、技巧做回復(fù)。以避免無效結(jié)果和員工沖突的產(chǎn)生。

（4）如果需要討論，應(yīng)該合理的控制在匯報之后，并建立討論的時間范圍。

3、指定會議主持人

有人可能會覺得，自己經(jīng)常開的會議，大家都是約定俗成，沒有必要。

其實，好的主持人，對會議的氣氛、會議的進展以及會議成果的達成非常重要；

比如，可以適度開些玩笑，調(diào)節(jié)氣氛；看到討論超過時限，議題跑偏等，迅速的將大家的注意力拉回來等等。

因此，主持人不僅重要，而且要求的素質(zhì)很高。

4、指定會議記錄人

會議記錄是對結(jié)果追蹤的有效憑證。

會議記錄的主要內(nèi)容包括會議的全部要素（議題、議程、時間、地點、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項、會議附件）等。同時，為了及時貫徹會議的精神，增強會議時效性，趁熱打鐵追蹤會后的待完成事項，會議記錄要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成并發(fā)送到與會人員手中。

會議記錄人的素質(zhì)：注意力集中，能快速的捕捉關(guān)鍵信息，邏輯能力強，總結(jié)能力強，文案組織能力水平較高。

5、會議時間選擇

如果是月度會議，可以選擇月底或者月初的固定日期；

具體的時間上，可以選擇中午1:00-3:00 的這個時間點。這個時間點開會，開完之后，下午各部門也可以進行自行的工作

盡量不占用下班的時間，實際下班的這個時間開會，效率會非常低，也不利于其他工作的布置。

6、會議的控制原則

確保會議按時開始，并嚴(yán)格按照會議議程進行；嚴(yán)格把控會議時間和進度，避免會議的拖沓和冗長，并要按時結(jié)束；營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機會并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻計獻策。保障與會者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護與會人員不受人身攻擊?？刂茣h秩序，避免過度爭吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。對討論的結(jié)果及時進行匯總，并形成會議結(jié)論。7、會議后跟蹤

（1）將會議中決議登記造冊，發(fā)送至各執(zhí)行人；

（2）指定專人跟蹤。要與跟蹤人約定，多久跟蹤一次，多久匯報一次跟進結(jié)果，直至達成相關(guān)決議事項而截止；

（3）月度會議進行前，將跟進結(jié)果進行公示說明，展示各自的工作進度情況。

【總結(jié)】

高效的月度會議，就是一套管理與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計。

而作為管理者應(yīng)該避免一個“誤區(qū)”，我們是用“眼睛、思維、嘴巴和兩條腿”去管理，而不是用會議做管理。

會議開的好，團隊的凝聚力就更強，領(lǐng)導(dǎo)能力也更能貫徹好；

不好的會議，就成了官僚主義，拖沓執(zhí)行，推卸責(zé)任的勾心斗角的“拳擊臺” 。

我們都想成為一個好的管理者，進而成為好的經(jīng)營者。希望通過此回答，對自己的會議有所改善，給大家?guī)韮r值。

我是@可知在線，10年上市公司崗位經(jīng)驗，專注職場倫理分析解讀。望與我共同成長進化。