活動策劃首先需要確定的是活動可用的資金額度。即使規(guī)模再小的活動也需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢?cái)政收持。否則，可能會無法舉辦活動，或者無法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果。

　　要記住，與其在資金緊張、無法保證品量的情況下舉辦活動，倒不如暫時(shí)等待以俟良機(jī)。以之前提到的商展會為例，有些時(shí)候，公司將一筆經(jīng)動經(jīng)費(fèi)用來參展，倒不如派幾名員] 去參觀，如許員工可以盡情組建人脈網(wǎng)絡(luò)，而不必受到展位的限造，以后還可以為那些想要單獨(dú)花時(shí)間會見的主要客人專門舉辦一場別開生面的私人高級晚宴。如果資金有限，在預(yù)算不足的情況下舉辦一場“盛大”晚宴，雖然可以令你的公同更加注視，但是你想突出的公司形象卻無法得以表現(xiàn)。特目標(biāo)客人的數(shù)量限造在60 人以內(nèi)，把有限的活動經(jīng)費(fèi)用來接待那些客人，活動就可以辦得精彩紛呈，令人難忘; 相反，如果要把同樣金額的經(jīng)費(fèi)用來舉辦千人晚宴，那么那筆經(jīng)費(fèi)只夠用來進(jìn)行會場布置、娛樂和餐飲，其結(jié)果必定是: 一方面參加活動的絕大部分客人都不太可能與你公司進(jìn)行業(yè)務(wù)往來，另一方面活動規(guī)模也超出了公司標(biāo)準(zhǔn)。由此可見，前者才是明智之舉。

　　有一個(gè)供應(yīng)商舉辦晚宴的成功案例一晚宴活動的地址選在某著名劇院的舞臺上( 該劇院晚間停行對外開放)，應(yīng)邀出席晚宴的還有當(dāng)日出演的浩瀚明星，他們會在席問為客人奉上專場演出。而那些成為了第二日展會上熱議的話題，該公司的地位也因此得以提升。受邀參加活動的客人在展會上像明星般受人注視，而未受邀的客人則渴望在第二年被選人受邀嘉賓名單。他們也希望在展會上與該公司的員工建立業(yè)務(wù)聯(lián)系，而公司員工由于只是參加展會而并非參展商，因此無須受到時(shí)間的限造，可以隨時(shí)離開會場，與未來的準(zhǔn)客戶去喝咖啡、吃飯等以增進(jìn)交流。對于此類會務(wù)或場合，如許做要比以其他方式來處理活動經(jīng)費(fèi)更能為公司提高著名度，同時(shí)還能保證今后的業(yè)務(wù)，可謂一箭雙雕。只有確定了公司的長、短期目標(biāo)，就容易找到最符合其目標(biāo)的活動。

　　預(yù)先明確了經(jīng)費(fèi)金額，就能確定出恰當(dāng)?shù)幕顒宇愋?，并且使活動的舉辦符合預(yù)算。通常情況下，只有預(yù)算過了關(guān)，上級部門才能同意舉辦活動，因此在一切開始之前，要首先對預(yù)期成本與各項(xiàng)內(nèi)容有一個(gè)粗略的估算。

　　根據(jù)活動愿景的內(nèi)容清單而做的初始預(yù)算會使你了解哪些計(jì)劃可行、那些不可行。例如，公司策劃一次獎(jiǎng)勵(lì)活動，計(jì)劃去外地度假7 日，首先他們可以很快算出，機(jī)票是否會花去大部分預(yù)算經(jīng)費(fèi)。如果情況如此，為了不超出預(yù)算，他們就需要考慮如果將7日的度假改為3日是否仍能實(shí)現(xiàn)此行的目標(biāo)，如果7 天時(shí)間不能減少，則需要考慮進(jìn)行其他方面的調(diào)整，例如選擇近距離度假地，或者想辦法籌集更多經(jīng)費(fèi)，如請企業(yè)或供應(yīng)商為某項(xiàng)特殊活動提供贊助等。