在你舉辦活動的同時，是否有一些重大的體育賽事也在舉辦？
     某企業(yè)客戶選擇在世界棒球巡回賽期間舉辦一次特別的國外活動。公司做了最充分的準(zhǔn)備，甚至租賃了一家私人飛機(jī)，如果客人的家鄉(xiāng)隊闖進(jìn)決賽，公司將動用飛機(jī)將客人載回國內(nèi)觀看比賽。在考慮選擇活動日期的時候，千萬不要低估了體育賽事的重要性—尤其是季后賽。查看所有的賽事安排，并做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)記錄。
     另一家公司舉辦的晚會，情況卻不甚樂觀。該活動策劃公司精心策劃了客戶答謝宴會，挑選了豐盛的菜式，并且仔細(xì)安排了上菜細(xì)節(jié)。對于多數(shù)細(xì)節(jié)，該公司可謂面面俱到，但是卻忽略了一個重要細(xì)節(jié)。顯然在活動策劃人里沒有一個是體育愛好者，也沒有人認(rèn)真做好調(diào)查工作。宴會安排的時間里恰好有一場重要的棒球季后賽。策劃人提前收到了邀請回復(fù)，并且與酒店簽訂了雞尾酒和晚宴的人數(shù)保證協(xié)議。邀請的客人總計150位，結(jié)果只有45位到場，公司計劃的宴會規(guī)?？墒?50人啊。

即便活動當(dāng)天客人致電取消先前計劃，要調(diào)整客人數(shù)量也為時已晚。到場的45位客人在為150人準(zhǔn)備的宴會廳里無所適從。那些沒有到場的客人，有一些在球賽現(xiàn)場觀戰(zhàn)，有一些在家里觀看電視直播，還有一些對市中心望而卻步，因為宴會地點安排在了那場棒球季后賽和其他一些重大賽事舉辦地附近的區(qū)域，這些客人不想身陷擁堵的交通之中。比賽時間和宴會時間的互相沖突，造成了這一令人尷尬的場面。
     如果活動策劃人員在做出最終決策前預(yù)計到時間方面的沖突，即便在無法更改日期的前提下，也是可以想出對策挽教活動的。這時如果可以放棄在市中心區(qū)域的酒店舉辦活動，而把活動地點選在更有吸引力的地方，這樣或許可以力挽狂瀾。有許多華美高檔的酒店和私人俱樂部可供主辦公司選擇，任何一家都可以舉辦宴會和演講。那樣或許可以吸引更多的人前往參加，人們可以遠(yuǎn)離交通擁擠的市中心，可以輕而易舉地泊車入位。
     如果活動策劃人員提前發(fā)現(xiàn)了自己的活動和其他活動在時間上的沖突，那么還可以安排一次體育專場的主題活動，并配備大屏幕電視。更好的做法是在比賽舉辦的體育場預(yù)訂私人包廂，并在那里舉辦活動。如果活動高檔豪華、生動有趣、非比尋常，人們會不假思索地參加，即便是交通阻塞也無法冷卻他們參加活動的熱情。