在活動策劃的過程中進行工作安排任務(wù)的第一部分應(yīng)該是接洽工作安排表，包括所有的名字、職位頭銜、公司名稱、地址、電話、傳真以及手機號碼、電子郵件地址、文本信息地址、下班后緊急工作號碼以及某些情況下的家庭電話號碼。目的有二：其一是使總指揮在一個中心區(qū)域擁有所有號碼，例如如果總指揮需要聯(lián)系負責(zé)接送重要嘉賓的轎車司機，他應(yīng)該能夠立即找到司機的手機號碼：其二是在活動結(jié)束之后，你可以輕松地坐下來寫感謝信，而接洽工作安排表就成了你的致謝清單。
     對于那些第一次組織活動策劃的人而言，酒店和活動會場可以提供他們貼自己較為滿意的一些供應(yīng)商。某些情況下你只能與他們推薦的供應(yīng)商士合作。有必要詢問一下，你自己選擇的供應(yīng)商是否是靠譜的。
     工作安排任務(wù)表中的信息是保密的。要確保讓收到工作安排任務(wù)表的供應(yīng)商和其他人等能夠意識到這一點。主要的工作人員在活動現(xiàn)場要隨身攜帶工作安排任務(wù)表，（最好用夾子將它們夾在一起）并且絕對不允許將工作安排任務(wù)表亂擱亂放。每個工作人員都要對自己手中的工作安排任務(wù)表負責(zé)。工作人員可以很好地利用工作安排任務(wù)表來記錄相關(guān)問題，便于活動總結(jié)的時候進行討論。

工作安排任務(wù)表的另外一個作用是明確責(zé)任。在你開始完成這些任務(wù)表的時候，它們會明確地告訴你需要多少人手、他們各自的任務(wù)與職責(zé)是什么、他們的工作地點在哪里、何時到位等等。
      如果你在工作安排任務(wù)表中將籌款活動的某些具體職責(zé)安排給了志筆愿者，則務(wù)必讓志愿者了解，在活動當(dāng)天必須準時就位。
      在兩次不同的籌款活動上，志愿者的人數(shù)明顯少于預(yù)期人數(shù)，因為有半數(shù)以上的志愿者沒有到場。由于到場的志愿者無法順利地完成相關(guān)工作，所以影響到了籌款活動的成功舉辦。籌款活動原本就需要額外的人手參與。問題并不在于籌款委員會的成員，總之他們花費了大量的時間和精力來支持籌款活動。
      你必須讓志愿者們知道，你是多么需要、多么感激他們的支持，以及他們的支持對你的活動取得成功所發(fā)揮的重要作用。專門抽出時間與他們討論活動的時間安排以及他們將要負責(zé)的工作，告訴他們工作要求（著裝要求、禮儀要求、時間要求等等）。避免志愿者在不了解相關(guān)信息的情況下參加籌款活動，確保有活動策劃委員會的成員專門負責(zé)告知志愿者工作職責(zé)，并在活動現(xiàn)場對其進行監(jiān)督。從志愿者的角度來說，他們也需要一個專門的負責(zé)人。
隨著越來越多的公司客戶成為非營利活動的主辦方，要想同時達到公司客戶、潛在的公司客戶以及非營利組織的標準和要求則并非易事。如果公司客戶進行活動策劃是為打響公司名字和品牌，那么他們就應(yīng)該不惜重金找一家專業(yè)的成都活動策劃公司來操辦活動。他們習(xí)慣以專業(yè)水準來組辦活動，其對于活動的預(yù)期與使用志愿者來降低員工成本的活動策劃的預(yù)期并不相悖。