在會(huì)議流程的現(xiàn)場階段，可以依照以下流程主持一場會(huì)議：

(1) 簡短開場

雖說之前有告知與會(huì)人會(huì)議主旨，但很可能過段時(shí)間大家就忘了，所以需要迅速告訴大家這場會(huì)議的目的與討論內(nèi)容。

此外，如果有必要，也可以找個(gè)同事做簡單的會(huì)議紀(jì)錄。

(2) 維持主導(dǎo)權(quán)

做好開場后，就可以提供相關(guān)資料，開始進(jìn)行匯報(bào)或討論了。

在討論的環(huán)節(jié)中，會(huì)議的主持人得維持主導(dǎo)權(quán)，也就是掌握時(shí)間、確保會(huì)議有按照流程走。如果有人岔題，必要時(shí)得適時(shí)打斷，即使那個(gè)人是領(lǐng)導(dǎo)或老板也一樣。

但當(dāng)然不是直接說“不要浪費(fèi)大家時(shí)間，這個(gè)有機(jī)會(huì)再說”，而是用比較委婉的方式告知對(duì)方：“這個(gè)事情也很重要，我們等下另外約時(shí)間討論，畢竟相關(guān)的人并不一定都在這場會(huì)議里”，諸如此類的話術(shù)或許都是行得通的。

(3) 總結(jié)

討論進(jìn)入到尾聲后，會(huì)議主持人或會(huì)議紀(jì)錄者可以簡單歸納剛剛討論的事情，確保沒有遺漏的事項(xiàng)，并且宣布下一步與相關(guān)時(shí)程、相關(guān)負(fù)責(zé)人。

簡單來說，“冤有頭債有主”，每個(gè)任務(wù)一定都有執(zhí)行者，會(huì)議的重點(diǎn)就是把執(zhí)行者提出來，這樣才能確保每個(gè)人的職司與進(jìn)度。

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回答

1、邀請(qǐng)與會(huì)者

(1)考慮與會(huì)者在一個(gè)小組中如何工作。

(2)排定會(huì)議時(shí)間要考慮旅行時(shí)間。

(3)如果有人不能出席，就重新安排會(huì)議。

(4)議程的每個(gè)項(xiàng)目旁列出發(fā)言者的姓名。

2、編排議程

避免在情緒低落時(shí)段開會(huì)。

保證將議程的任何改變都通知會(huì)議主席。

議程應(yīng)盡可能簡短，試將議程限于一頁紙。

盡早討論最重要的問題，此時(shí)與會(huì)者最精神。

3、構(gòu)想議程

議程應(yīng)包括會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)和目的等細(xì)節(jié)。

目的明確。

全體與會(huì)者需要確切知道會(huì)議對(duì)他們的要求。

把類似的議題放在一起，分配給每一項(xiàng)議程的時(shí)間應(yīng)體現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序。

無人會(huì)介意提早結(jié)束會(huì)議，但是會(huì)議超過預(yù)定時(shí)間會(huì)令人不快。

4、分發(fā)議程（議程草案和最終議程）

決定需要在會(huì)上提出的問題。

將議程初稿發(fā)給全體與會(huì)者，征求他們關(guān)于項(xiàng)目的建議。

將建議匯總到下一草案中。

重新在全體與會(huì)者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。

5、確定地點(diǎn)

不同類型的會(huì)議需要不同的會(huì)議場所，正確選擇會(huì)議場所才能達(dá)到最佳的會(huì)議效果。

6、安排座位

會(huì)議的管理者應(yīng)該根據(jù)不同的會(huì)議目的采取不同的座位安排方式。

一對(duì)一形式。這種安排座位的形式適用于小型會(huì)議。

在召開正式會(huì)議的時(shí)候，會(huì)議安排者應(yīng)該根據(jù)與會(huì)者的級(jí)別和商務(wù)禮儀的規(guī)范分別安排就座。例如，如果會(huì)議室的桌子是長條型的，那么短邊最靠里的位置是最尊貴的位置，應(yīng)該把最重要的與會(huì)者安排在此位置上。一般會(huì)讓老總坐在這個(gè)位置上，秘書一定要安排在老總的右手邊。

運(yùn)用策略安排座位

會(huì)議主席的位置決定了其他座位的意義。一個(gè)會(huì)議里往往會(huì)有幾種人，有支持者，有反對(duì)者，還有觀望者。合理安排這三種人的座位，可以幫助達(dá)到會(huì)議的目的。

對(duì)于有爭議的會(huì)議，盡量避免安排觀點(diǎn)相反和觀點(diǎn)相近的人相鄰而座，還可根據(jù)你了解和分析的與會(huì)人對(duì)所要討論問題的觀點(diǎn)規(guī)劃座位。此外，與與會(huì)者會(huì)議中的目光接觸也很重要，誰與誰會(huì)進(jìn)行正面目光接觸，就相應(yīng)安排他們相對(duì)而坐。

7、會(huì)議用品

會(huì)前應(yīng)檢查會(huì)議場所相關(guān)用品是否準(zhǔn)備妥當(dāng)，它們包括：

茶具；休息室、吸煙處；停車位；資料；通訊設(shè)備；書寫用品

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