在調(diào)查現(xiàn)場(chǎng)之前，活動(dòng)策劃人員必須充分考慮活動(dòng)對(duì)場(chǎng)地的所有要求，才能選擇理想的活動(dòng)場(chǎng)地。特別是在活動(dòng)舞臺(tái)的搭建過(guò)程中，更需要活動(dòng)策劃人員提前做好場(chǎng)地的看護(hù)工作，避免出現(xiàn)其他一些意外問(wèn)題。

　　如果你正在計(jì)劃一個(gè)1000人的活動(dòng)，你將選擇一個(gè)可以容納1000人的大廳坐著吃飯。然后你想安裝一個(gè)背投設(shè)備(它將使活動(dòng)看起來(lái)正式和專業(yè)，這需要一些額外的空間，在屏幕后面至少18到26英尺的地方安裝投影設(shè)備(大約250個(gè)座位)。遇到這種問(wèn)題首先我們應(yīng)該考慮放棄投影，減少客人數(shù)量，或者使用一個(gè)更大的宴會(huì)廳。我們計(jì)劃在大廳前面安裝視聽(tīng)設(shè)備。您需要設(shè)備、監(jiān)控室、翻譯室或舞池嗎!這些設(shè)施也將進(jìn)一步壓縮座位空間。因此在活動(dòng)策劃人員開(kāi)始檢查活動(dòng)場(chǎng)地是否可用之前，我們完全有必要了解所有的要求。

　　在考慮了所有的需求之后，我發(fā)現(xiàn)在一個(gè)合適的地點(diǎn)它可能無(wú)法滿足活動(dòng)的需要。我們必須列出我們想要什么，考慮什么可以妥協(xié)，什么又是不能妥協(xié)的，不要忘記我們想要達(dá)到的效果。如果想同時(shí)營(yíng)造一個(gè)活潑活潑的氛圍，但如果客人覺(jué)得房間太小太擁擠、太熱太不舒服，就不可能有一個(gè)好的活動(dòng)氛圍。

　　在活動(dòng)策劃人員安排場(chǎng)地時(shí)，不要讓所有的人擠在一起節(jié)省一點(diǎn)錢。顯然最好是讓八個(gè)人坐在桌邊十個(gè)人(讓十個(gè)人坐十二個(gè)人)，并留下休息區(qū)。確保桌子與桌子之間有足夠的距離，這樣人們就可以很容易地離開(kāi)。當(dāng)然我們不能走到另一個(gè)極端。一個(gè)大廳里安排了幾張桌子，這也會(huì)影響活動(dòng)的氣氛。你想要的效果是：空間密度適中，氣氛溫馨活潑。而且太大總比太小好，因?yàn)槟憧偪梢酝ㄟ^(guò)增加裝飾來(lái)縮小空間，但為什么要浪費(fèi)錢呢?

　　另外大家在做成都活動(dòng)策劃方案時(shí)，務(wù)必請(qǐng)現(xiàn)場(chǎng)管理部門根據(jù)您的要求提供現(xiàn)場(chǎng)平面布置圖。如果他們沒(méi)有這樣的計(jì)劃，原始設(shè)計(jì)圖紙應(yīng)該縮小到適當(dāng)?shù)某叽?，并作為平面圖使用。另外還要注意人工成本。